W jaki sposób należy przechowywać dokumenty dotyczące pracowników?

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. W przypadku jego niespełnienia może on zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej oraz może zostać na niego nałożona kara grzywny w wysokości do 30 000 zł.

Dokumentacja pracownicza oraz okres jej przechowywania

Dokumentacją pracowniczą jest dokumentacja osobowa, czyli akta osobowe pracownika, a także inne dokumenty, jak kartoteki, ewidencje i wykazy gromadzone przez pracodawcę.

Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez cały okres zatrudnienia pracownika, jak również po zakończeniu jego pracy przez okres 50 lat. Dokumenty należy przechowywać w zakładowym archiwum. Likwidacja pracodawcy bądź ogłoszenie upadłości jest równoznaczne z koniecznością wskazania podmiotu, który będzie zajmował się przechowywaniem dokumentacji  pracowniczej. Należy pamiętać o odpowiedzialności karnej. W przypadku niespełnienia tego obowiązku nakładana jest na pracodawcę grzywna w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Dokumentacja pracownicza, a ochrona przetwarzanych danych

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej musi przebiegać zgodnie z zasadami, które reguluje ustawa. Pracodawca ma obowiązek zastosować środki techniczne i organizacyjne, które zapewniają skuteczną ochronę przetwarzanych danych. Nie mogą one zostać udostępnione osobom nieupoważniony i przetworzone z naruszeniem ustawy. Ponadto, muszą być zabezpieczone przed uszkodzeniem, zniszczeniem i ich utratą. Dotyczy to zarówno tych pracodawców, którzy zdecydowali się na przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, jak również elektronicznej.

Pracodawca ma pełną dowolność w wyborze technicznych środków zabezpieczenia akt osobowych. Może przechowywać je w segregatorach bądź teczkach w szafkach, do których dostęp mają jedynie osoby do tego upoważnione. Szafki i pomieszczenia, w których archiwizowana jest dokumentacja powinny być zabezpieczone zamkami lub kartami chipowymi.